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企业制度流程知多少

发表时间:2019-04-16 阅读次数:343次

 

孙广焱

 

在不久前的一次沙龙上,偶遇一位自由培训讲师,相互间聊起最近的项目。该老师听说我之前刚结束一个流程制度及标准化类的项目,当时便表现得极诧异,调侃地问道:“流程制度项目,现在还有企业做呀?企业需要什么制度上网找“度娘”不就全知道了吗?”那么,企业中的制度流程真的靠“度娘”就能解决了吗?然并卵。

第一,让我们一起了解一下何为企业制度与流程?

简单理解,企业内的制度、流程是用来规范企业内部管理、规范企业生产运行的。那么“内部管理”、企业的“生产运行”又与什么有直接联系呢?那自然是与“权责”、与“业务”有关;那“权责”又与什么有关呢?是“组织”、与“岗位”;那“业务”又与什么有关呢?是企业中的各项“工作任务”。

如此我们可以简单总结一下:制度就是对企业内各项工作任务与所涉及到的组织与岗位权责的规范。而流程就是对制度中可程序化过程的框图式展现。换句话说,制度与流程是对企业内组织与岗位权责的落地。

第二,我们再看一下如何才能建立健全企业的制度体系?

那什么样的制度体系才算是一个科学、完整、实用的制度体系呢?那首先就要知道一个好的制度体系的标准。好的制度体系,应该可以做到对企业业务全覆盖,制度间无交叉、无遗漏、无冗余,制度具有可操作性。

欲建立一个科学、合理、完整、实用的制度体系,首先需要理清企业业务间的相互关系。通过价值链分析法,分析出企业的利润源,如此得以保证,制度体系的科学与合理性。

利用思维导图,构建企业的业务结构图。通过对业务的梳理,掌握企业业务间的关系脉络,各业务间的相互组成与相互衔接,如此得以保障,制度体系在搭建时的完整性与实用性。

看到这里,一定会有人说,搭建业务结构有何难。我们每个部门自己梳理一下不就好了吗?这话说对也对,说不对也不对。说对,是因为的确先需要各部门自行梳理本部门的业务;说不对,是因为要搭建企业整体业务结构,必须要跳出部门,而站在企业的更高视角,审视企业内的所有业务,找寻业务间的关联性。这样我们才能使得业务与业务间相对独立。搭建的业务结构相互独立了,制度体系才能合理、有序。一般情况下,企业内部的人员,是很难跳出本部门,而站在企业更高视角支审视企业内的所有业务的。

在制度体系搭建后,接下来就要根据企业完整的业务结构策划制度目录。制度目录可分层级构造,下一层是上层制度的分解及细化。同级制度不可有包含、交叉关系。这也是梳理与优化各项制度前的重中之重。

说到这,想起来曾经遇到过一个客户,我们只是在初期接触时,他便希望我们针对他企业的业务进行制度目录的提交。从严谨的角度来讲,这是不可能的,即便咨询公司在此时提交了制度目录,也是一个极其粗浅,具有极为通用性的一个目录。这正所谓“巧妇难为无米之炊”。

第三,我们再看看什么样的制度才是合格、有效的?

所谓合格、有效的前提自然是合法、合规,接下来,便是制度内容要具有明确性与可操作性,制度中的管理活动要能够有效指标现实工作。

在编写制度时,我们可以借助5W2H工具。即,

1. WHY--为什么要这么做?必要吗?重要吗?

2. WHAT—这项工作要求做什么事情?

3. WHERE--在什么地方进行工作?

4. WHEN—在什么时间完成?对工作时间有什么要求?

5. WHO—由谁来承担?谁来完成?谁负责?

6. HOW—如何实施?方法怎样?如何提高效率?

7. HOW MUCH—做到什么程度?数量如何?质量水平如何?费用产出如何?

在5W2H工具下指导编出的制度,才是有骨、有血、有肉,具有较强的实操性。正如下面的示例,就可以很直观的知道《电能计量管理制度》中“电能计量装置设计审查”要如何进行。

第四,制度与流程在优化中孰先孰后呢?

在企业中,制度与流程是很难以分隔的。制度是管理活动内容的文字性表述,而流程是将管理活动中具有顺序的工作环节,以可视化框图的形式将其展现出来。

若一项管理活动可用流程将其体现出来,那其一定会有对应的制度文件;若一项管理活动存在制度文件,则其不一定会能找到对应的流程文件。严格来讲,在实际工作中,很难说制度与流程孰先孰后,但在管理咨询项目中,一般会先进行流程的梳理与优化工作。因为可视化框图可以更直观的体现业务流,更直观的体现各部门与岗位的权责。

流程就如管理活动中的骨架,当骨架立起来后,再向其中填入有血有肉的文字,就形成了制度文件。

第五,又如何才能保障企业厚厚一摞的制度可执行呢?

企业梳理与优化制度流程,肯定是要用来实施的,那面对那些厚厚一摞的制度流程,又要怎么宣贯至各部门中呢?

在此,咨询机构一般会建议企业在运作制度流程项目时,一定要使各部门参与其中。在制度流程梳理优化时参与讨论、参与分析、参与编写,这样制度流程梳理优化后,各部门才能清楚的知道与自己业务相关的制度流程的内容,这样也才能更利于企业对优化后的制度流程的实施。

在制度流程的实施过程中,还需做好跟踪验证、及制度流程的纠偏。当制度流程严格运行一至两个循环后,一般需对制度流程进行二次优化。二次优化后,可再次跟踪验证、纠偏。若无问题,则可将流程固化于信息系统中,这样,才可使流程在执行中,更具有严格的实际意义。

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